Бензин и электричество для гибридов: как списывать и проверять расход

Компании всё чаще берут в служебные парки гибриды. В 2024 году в Узбекистан ввезли 80 235 легковых машин, и 39 564 из них были электромобилями и гибридами.

Бухгалтерия при этом остаётся без правил. Государственных норм расхода для гибридов нет. Компании заказывают нормы у частных лабораторий и получают сразу две: на бензин и на электричество.

Дальше возникают вопросы. Как списывать бензин и электроэнергию. Как понять, что расход не завышен. Что ответить налоговой, если отклонение всё же есть.

Материал основан на реальном проекте Advizen для компании с парком гибридов. Данные клиента обезличены, цифры в примерах условные.

01Три типа гибридов

• HEV, обычный гибрид. Розетки нет. Батарея заряжается от двигателя и при торможении. Для учёта это обычная бензиновая машина.
• PHEV, подключаемый гибрид. Есть розетка. Колёса крутит электромотор, бензиновый двигатель или оба сразу. Пример: модели BYD с технологией DM-i.
• EREV, гибрид с увеличенным запасом хода. Колёса крутит только электромотор. Бензиновый двигатель работает как генератор и подзаряжает батарею. Пример: Li Auto.

Дальше речь пойдёт о PHEV и EREV. Именно у них два источника энергии и две нормы.

02Главная ошибка: две нормы на весь пробег

Лаборатория измеряет каждую норму отдельно. Норму бензина при езде только на бензине. Норму электричества при езде только на батарее.

Если применить обе нормы ко всему пробегу, норма удваивается. Машина физически не может потратить столько энергии.

Каждой из двух величин хватило бы на весь пробег. Вместе они рассчитаны на 4 000 км, хотя машина проехала 2 000.

03Почему нельзя делить пробег на бензиновый и электрический

Вторая частая идея: разделить километры на «бензиновые» и «электрические» и к каждой части применить свою норму. Это не работает.

Энергия приходит в батарею из трёх мест. С зарядной станции, на это есть счёт. От бензинового двигателя и при торможении, на это документов нет.

В батарее энергия смешивается. Бортовая статистика пробега «на бензине» и «на электричестве» у разных моделей считается по-разному и первичным документом не является.

Есть и двойной счёт. Энергия, которую двигатель отдал в батарею, уже учтена через бензин. Если посчитать её ещё раз как электричество, расход завысится.

04Простой способ: проверка достаточности

Мы предлагаем другой подход. Списывать фактический расход по документам, а нормы использовать только для контроля.

Вопрос контроля простой. Хватает ли заправленного бензина и полученной электроэнергии на пробег, который проехала машина. И не больше ли их, чем нужно.

Отклонение 0,4%. Это в пределах допуска. Энергии ровно столько, сколько нужно на такой пробег, и списание обосновано.

Как читать отклонение

Если машину не заряжали, формула работает и для неё. Второе слагаемое равно нулю, и проверка идёт только по бензину.

Норма берётся городская. Поездки за город служат объяснением, если отклонение вышло большим.

05Проверьте свою машину

Введите данные за месяц или квартал. Калькулятор посчитает расчётный пробег и покажет, что делать с отклонением.

06Зима, лето и заправка в последний день

Зимой работает печка, летом кондиционер. Расход растёт у всех машин сразу. Сезонные коэффициенты для этого не нужны.

Сравните отклонение машины со средним отклонением остальных машин парка за тот же месяц. Если разница не больше 5 процентных пунктов, это сезон. Если больше, это повод разбираться.

Если за допуск вышло среднее по всему парку, дело скорее в нормах. Их стоит пересмотреть.

Считайте каждый месяц, а вывод делайте по итогам квартала нарастающим итогом с начала года. Так уходит проблема заправки в последний день месяца. Сдвиг гасится в следующем периоде.

07Бухгалтерский учёт

• Бензин. Списывается по заправкам за период на основании отчётов по топливным картам и чеков АЗС. Остаток в баке не учитывается, его нельзя надёжно замерить.
• Электроэнергия. Признаётся расходом в месяце зарядки и не учитывается как запас. Заряд в батарее нельзя проинвентаризировать. В проекте попытка вести электроэнергию на складе дала отрицательный остаток.
• Поздний счёт. Если счёт за зарядку пришёл позже, расход всё равно относится к месяцу зарядки. Счёт служит подтверждением.

Основа для этого в Законе «О бухгалтерском учёте». Расходы отражаются в том периоде, к которому они относятся. Проверка расхода по нормам это внутренний контроль, а не основание для проводок.

08Налоги: что нужно, чтобы расход приняли

Налог на прибыль. Расход вычитается, если он обоснован и подтверждён документами (ст. 305 НК). Превышение контрольной нормы само по себе вычет не запрещает. Его нужно объяснить актом или служебной запиской.

НДС. По легковым машинам и топливу для них НДС не зачитывается, если они не связаны с деятельностью компании (ст. 267 НК). Налоговый комитет приравнивает электромобили к легковым машинам, а электроэнергию для них к топливу. Для зачёта нужен счёт-фактура с выделенным НДС (ст. 266 НК).

Слово в учётной политике, которое может стоить вычета

В Налоговом кодексе есть правила о потерях сверх норм естественной убыли. Если государство таких норм не установило, их устанавливает сама компания.

Поэтому в документе компании нужно прямо написать: нормы расхода это контрольные показатели, а не нормы естественной убыли. Тогда отклонение разбирают по существу, а не снимают автоматически.

По разъяснению ГНК, при проверке смотрят путевые листы с маршрутом и пробегом, акты списания топлива, страховые полисы, штрафы и ДТП. Если водители не работают в компании или машины используются не для бизнеса, зачёт НДС снимут.

Обязательной государственной формы путевого листа для служебных легковых машин сейчас нет. Электронные путевые листы по ПКМ № 44 вводились пилотом в 2024 году, его продления мы не нашли. Форму путевого листа компания утверждает сама.

Налог на прибыль считается по кварталам (ст. 338 НК), НДС по месяцам. Если необоснованный перерасход выявлен по итогам квартала, по НДС может понадобиться уточнённый расчёт за конкретный месяц.

09Большое отклонение? Сначала проверьте данные

В реальном проекте среднее отклонение по парку сначала вышло около +45%. Почти всё оказалось ошибками в данных, а не перерасходом.

Если перерасход так и не объяснён, необоснованную часть делят на литры и киловатт-часы пропорционально их долям в расчётном пробеге. Её оценивают по себестоимости и оформляют актом комиссии.

10Как у соседей

Готового решения для гибридов нет ни у кого. Ни в одной из этих стран пробег официально не делят по источникам энергии. Порядок для гибридов компания пишет сама, и от его качества зависит, примет ли налоговая расход.

11Что закрепить в учётной политике

Всё, о чём шла речь выше, работает только тогда, когда записано в документе компании. На проверке смотрят не на формулу в таблице бухгалтера, а на утверждённый порядок.

ГНК в разъяснении 2024 года прямо указывает: для машины на двух видах топлива нужно разработать порядок и нормы списания каждого вида и закрепить их в учётной политике.

12Источники